I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa di settore.
Autenticare una copia di un documento significa attestare la sua conformità con l'originale.
Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che garantisca la riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento (articolo 18, comma 1 del Decreto del Presidente della Repubblica del 28/12/2000, n. 445).
L'autenticazione delle copie può essere fatta (articolo 18, comma 2 del Decreto del Presidente della Repubblica del 28/12/2000, n. 445):
- dal pubblico ufficiale che ha emesso l'originale
- dal pubblico ufficiale presso cui è depositato l'originale
- dal pubblico ufficiale per cui deve essere prodotto il documento
- da un notaio
- da un cancelliere
- da un segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco.
L'autenticazione della copia è apposta in calce alla copia e deve contenere:
- la data e il luogo del rilascio
- il numero dei fogli di cui è composto il documento
- il nome, cognome, la qualifica, la firma per esteso del pubblico ufficiale autorizzato
- il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento è formata da più fogli, il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio.
Il cittadino può sostituire l’autentica di copia con una sua dichiarazione di conformità all'originale utilizzando la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà. Quest'ultima non deve essere autenticata, se presentata a una Pubblica Amministrazione o a un gestore di pubblici servizi.
I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti non possono invece essere sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa di settore.
Approfondimenti
L'attestazione di conformità della copia può riguardare anche documenti informatici.
il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 22, Codice dell'amministrazione digitale prevede che:
Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato [...].
il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 23, Codice dell'amministrazione digitale prevede che:
Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 23-bis, Codice dell'amministrazione digitale prevede che:
Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, [...], hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 23-ter, Codice dell'amministrazione digitale prevede che:
Le copie su supporto informatico di documenti formati dalla pubblica amministrazione in origine su supporto analogico ovvero da essa detenuti, hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all'originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato nell'ambito dell'ordinamento proprio dell'amministrazione di appartenenza, mediante l'utilizzo della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata.
Se l'atto deve essere prodotto all'estero e si vuole che mantenga la sua valenza legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione di conformità dell'originale fatta dal Comune deve essere poi "legalizzata e apostillata" dal competente ufficio della Prefettura.
Tempo di conclusione del procedimento:
- immediato per numero di facciate inferiore a 20
- due giorni per numero di facciate superiori a 20.
Pagamenti:
Il procedimento prevede il pagamento dell'imposta di bollo da 16,00 € ogni 4 facciate e dei diritti di segreteria/istruttoria.
In Comune di Sesto San Giovanni …
per autenticare le copie di documenti:
- devi presentarti all'ufficio anagrafe con i documenti originali, la loro fotocopia e un documento d’identità valido (è importante portare il documento originale e non una sua fotocopia)
- se non hai il documento originale puoi comunque fare un’autocertificazione in cui dichiari che la copia è uguale all’originale (se hai una copia del documento originale già autenticata è impossibile fare l’autenticazione perché è già una copia conforme all’originale).